Формат и доступ к электронной трудовой книжке

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой цифровой документ, в котором содержатся записи о всех местах работы владельца, его должностях и датах увольнения. Это электронная версия традиционной бумажной трудовой книжки. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса России, при приеме нового сотрудника работодатель вносит его должность и название организации в ЭТК, а также фиксирует все переводы и повышения по службе в компании. По окончании трудовых отношений добавляется запись об увольнении с указанием причины. Все данные хранятся в Социальном фонде России (СФР), и работодатели передают информацию через форму ЕФС-1.

ЭТК не имеет физического носителя, однако, при необходимости можно запросить бумажную выписку, которую могут выдать: нынешний или предыдущий работодатель, территориальный орган СФР или любой МФЦ. Обсуждения о переходе от традиционных к электронным трудовым книжкам начались в России в 2016 году, и поэтапное внедрение этой инновации началось в 2020 году. В 2020 году появились электронные трудовые книжки, и работодатели впервые предложили сотрудникам отказаться от бумажных вариантов. Полный переход на ЭТК для тех, кто начал работать до 2021 года, остается добровольным, но для новых сотрудников после 2021 года предусмотрен только цифровой формат. На конец 2023 года было заведено 17 миллионов ЭТК из 76,5 миллионов работающих граждан.

Как выглядит электронная трудовая книжка

У электронной трудовой книжки нет физического носителя, но выписка может быть получена в виде документа на нескольких страницах формата A4. На первой странице указываются личные данные работника, а далее — вся его трудовая история, представлена в виде таблиц с информацией о датах начала и окончания трудоустройства, названия организаций и занимаемых должностях.

Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

Преимущества

ЭТК обеспечивает ряд преимуществ для работников, поскольку она не связана с физическим носителем. Главным преимуществом считается сохранность данных о стаже, даже если работодатель прекращает существование. Владельцы ЭТК могут оперативно получить выписку онлайн и следить за изменениями в данных о своей трудовой деятельности. Для работодателей ЭТК упрощает отчетность и сокращает затраты на ведение бумажных документов, а также облегчает доступ к трудовой истории сотрудников.

Недостатки

Недостатки ЭТК включают в себя риск временной потери доступа к данным в случае сбоев, повышенные требования к защите информации и возможное отсутствие полной информации о трудовой деятельности до 2020 года, включая награды и премии.

Какие данные хранятся в электронной трудовой книжке

ЭТК содержит личные данные и всю информацию о рабочем опыте сотрудника начиная с 2020 года. В 2021 году в шаблон добавили информацию о стаже до 2019 года. Также работники могут обратиться в Соцфонд для включения сведений о полном рабочем стаже за периоды работы до 2020 года.

Как сделать электронную трудовую книжку

ЭТК автоматически создается у всех, кто начал работать официально после 1 января 2020 года. Для перехода с бумажной трудовой книжки на электронную достаточно написать заявление на работе, после чего бумажная версия будет возвращена сотруднику.

Где посмотреть электронную трудовую книжку

ЭТК доступна для просмотра онлайн в личном кабинете на сайте СФР или через портал «Госуслуги».

Как сделать выписку из электронной трудовой книжки через «Госуслуги»

Для получения выписки из ЭТК на «Госуслугах», необходимо перейти в раздел «Услуги» и выбрать опцию «Выписка из электронной трудовой книжки». Формирование выписки занимает до одного дня, и после появления она подписывается электронной подписью СФР, что делает ее юридически равноценной бумажному аналогу.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Для тех, кто начал работать после 2021 года, отказ от ЭТК невозможен, так как бумажную книжку им не выдают. Остальные имеют право на добровольный переход на ЭТК.

Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая книжка?

Если у вас на руках бумажная трудовая книжка и вы официально трудитесь, вероятно, ваш стаж уже учитывается в электронном виде, иначе книжка должна находиться у работодателя.

Один из способов проверить наличие электронной трудовой книжки — это открыть вашу бумажную книжку, где будет соответствующая отметка, если вы писали заявление о переходе.

Также вы можете попытаться запросить выписку через портал «Госуслуг». Документ будет доступен, если ваша трудовая книжка ведется в электронном формате.

Еще один вариант — обратиться в отдел кадров на вашем рабочем месте. Там точно знают, в каком формате ведется ваша трудовая книжка.